Van 12 naar 6 weken doorlooptijd bij een MKB-productiebedrijf
01 — De organisatie & situatie
Een productiebedrijf met circa €35 miljoen omzet en 150 medewerkers heeft een financiële afdeling van vijf personen. De jaarrekening wordt jaarlijks samen met een externe accountant opgesteld.
02 — Het vraagstuk
Gedurende het jaar werd de administratie niet volledig bijgehouden, waardoor in december en januari een grote piek in werkzaamheden ontstond. Balansspecificaties stonden verspreid over Excel, SharePoint en e-mail, en de accountant ontving regelmatig onvolledige informatie waardoor hij herhaaldelijk aanvullende vragen moest stellen.
Niemand had volledig overzicht over welke jaarrekeningposten al gecontroleerd waren, en de controller besteedde meer tijd aan het najagen van informatie dan aan analyse. Het gevolg: de jaarrekening werd gemiddeld pas eind maart definitief afgerond, met een hoge werkdruk in het eerste kwartaal.
03 — De gekozen aanpak
Voor dit vraagstuk sloot een Verbetertraject het beste aan, gericht op het volledige jaarrekeningproces. Het doel was niet om harder te werken tijdens de piek, maar om de informatie het hele jaar door op orde te hebben — zodat de jaarrekening sneller, met minder fouten en met minder afhankelijkheid van de accountant tot stand komt.
04 — Het traject
Het traject is in zes fasen doorlopen:
| Fase | Activiteit |
Resultaat |
|---|---|---|
1. Nulmeting |
Interviews met CFO, controller, administratie, budgethouders en accountant |
Feitelijke procesflow en tijdsbesteding per stap |
2. Data-analyse |
Laatste twee jaarrekeningen en accountantsvragen geanalyseerd |
Kwantificering van knelpunten en root causes |
3. Redesign |
Continuous close-proces ontworpen: maandafsluiting → balansdossier → controle → kwartaalreview → jaarafsluiting |
To-be proces |
4. Verantwoordelijkheden beleggen |
Eigenaarschap per activiteit vastgelegd (finance, controller, CFO, accountant) |
Duidelijke verantwoordelijkheden |
5. Pilot |
Nieuwe werkwijze getest op vijf balansrekeningen |
Bewijs businesscase |
6. Opschalen |
Werkwijze uitgerold naar alle balansrekeningen, jaarrekeningkalender ingevoerd |
Structureel resultaat |
05 — De oplossing
In plaats van één keer per jaar alles op orde te brengen, is het proces heringericht rond een continuous close: iedere maand worden vaste afsluitactiviteiten uitgevoerd (bankreconciliatie, debiteuren/crediteuren, voorraad, vaste activa, voorzieningen, accruals, intercompany en omzetcontrole). Voor iedere belangrijke balansrekening kwam een vast dossier: grootboek → aansluiting → specificatie → controle → goedkeuring.
Verantwoordelijkheden werden expliciet belegd — de finance medewerker bereidt voor, de controller reviewt, de CFO keurt goed en de accountant voert de externe controle uit — en een jaarrekeningkalender met vaste weekmomenten verving de informele planning van voorheen.
06 — Het resultaat
| KPI | Voor |
Na |
|---|---|---|
Doorlooptijd jaarafsluiting |
12 weken |
6 weken |
Jaarrekening gereed |
eind maart |
medio februari |
Vragen van de accountant |
150+ |
±60 |
Correctierondes |
2–3 |
1 (beperkt) |
Balansdossiers |
Verspreid over Excel, SharePoint en e-mail |
Eén centraal dossier |
Tijd controller voor analyse |
Beperkt |
Meer tijd voor analyse en business control |
De kern van deze case: de winst zat niet in harder werken tijdens de piek, maar in het weghalen van de piek zelf. Door gedurende het jaar te controleren in plaats van pas in januari, kwam de jaarrekening structureel eerder gereed, met minder vragen van de accountant en meer tijd voor de controller om te sturen in plaats van te verzamelen.
Deze aanpak ook toepassen binnen jouw organisatie?
Bekijk hoe we organisaties ondersteunen bij het verbeteren en beheersbaar maken van financieel-administratieve processen.