Van onderbuikgevoel naar datagedreven inkoop bij een wijnimporteur
01 — De organisatie & situatie
Een Nederlandse wijnimporteur met circa €8 miljoen omzet en 12 medewerkers importeert ongeveer 250 wijnen van 35 producenten uit Frankrijk, Italië, Spanje en Duitsland.
02 — Het vraagstuk
De inkoop was historisch gegroeid en werd grotendeels gedaan door de eigenaar en één inkoper. Informatie stond verspreid in Excel, e-mail en het ERP-systeem, waardoor overzicht over voorraad, bestellingen, levertijden en marges ontbrak.
Bestellingen werden vooral op ervaring en onderbuikgevoel geplaatst
Voorraadverschillen en out-of-stock situaties kwamen regelmatig voor
Sommige wijnen werden te ruim ingekocht, waardoor werkkapitaal vastzat
Leveranciers hanteerden uiteenlopende levertijden, MOQ's en betalingscondities
Er was geen uniforme methode om leveranciers en assortiment te beoordelen
De inkoper besteedde veel tijd aan handmatig Excel-werk
Inkoopprijzen, transportkosten en marges werden niet altijd integraal meegenomen
03 — De gekozen aanpak
Voor dit vraagstuk sloot een Verbetertraject het beste aan: de inkoopketen moest niet alleen efficiënter, maar structureel anders worden ingericht. Doel was om te bewegen van een persoonsafhankelijk, reactief inkoopproces naar een datagedreven proces waarin voorraad, beschikbaarheid en marge integraal worden gestuurd.
04 — Het traject
Analyse van de huidige situatie — de volledige inkoopketen (verkoopforecast → inkoopbehoefte → besteladvies → bestelling → transport → ontvangst → factuur → betaling) in kaart gebracht en circa 24 maanden aan data geanalyseerd op omzet, voorraad, rotatie, out-of-stock, inkoopprijzen, leverancierscondities, transportkosten en marge.
Segmentatie van het assortiment — de 250 SKU's ingedeeld naar omzet, marge en voorspelbaarheid.
Ontwikkeling van een nieuw bestelmodel — een eenvoudig bestelalgoritme voor de belangrijkste SKU's.
Leveranciersmanagement — leveranciers beoordeeld en periodiek gereviewd, met ruimte om bij strategische producenten te onderhandelen over voorwaarden.
Proces & tooling — één gestandaardiseerd inkoopproces geïntroduceerd.
Na circa 6 maanden zijn de resultaten van het traject gemeten.
05 — De oplossing
De 250 SKU's zijn ingedeeld in vier segmenten met een eigen inkoopstrategie, zodat een wijn van €8.000 omzet per jaar niet dezelfde aandacht krijgt als een hardloper van €150.000:
| Segment | Kenmerk | Inkoopstrategie |
|---|---|---|
| A |
Hoge omzet, stabiele vraag |
Strak voorraadbeheer, automatische bestelpunten |
| B |
Middelgrote omzet |
Periodieke bestelronde |
| C |
Lage omzet, onvoorspelbaar |
Zoveel mogelijk op order inkopen |
| D |
Langzaam lopend |
Afbouw / uitfasering onderzoeken |
Voor de belangrijkste SKU's is een bestelformule ingevoerd:
Bestelhoeveelheid = verwachte vraag tijdens levertijd + veiligheidsvoorraad − huidige voorraad − reeds bestelde voorraad
De veiligheidsvoorraad is afhankelijk gemaakt van de variabiliteit van de vraag en de betrouwbaarheid van de leverancier. Daarnaast is één gestandaardiseerd proces ingericht: verkoopforecast maken, voorraad- en besteladvies genereren, uitzonderingen handmatig beoordelen, bestelling plaatsen, orderbevestiging controleren, ontvangst registreren, afwijkingen rapporteren en maandelijkse KPI-review. Het doel was niet om alles te automatiseren, maar om de inkoper vooral te laten werken aan uitzonderingen en leveranciersmanagement in plaats van Excel-administratie.
06 — Het resultaat
| KPI | Voor |
Na |
Verbetering |
|---|---|---|---|
| Voorraad |
€1,5 mln |
€1,25 mln |
−17% |
| Out-of-stock |
8% |
4% |
−50% |
| Voorraadrotatie |
4,2x |
5,1x |
+21% |
| Tijd aan inkoopproces |
2,5 dagen/week |
1 dag/week |
−60% |
| Brutomarge |
31% |
32,5% |
+1,5 pp |
Bij €1,5 miljoen voorraad betekent de voorraadreductie van €250.000 alleen al een flinke vrijmaking van werkkapitaal.
De meerwarde bij deze case
Het inkoopproces is niet alleen efficiënter is gemaakt, maar: het is van een persoonsafhankelijk, reactief inkoopproces omgevormd naar een datagedreven inkoopproces, waarbij voorraad, beschikbaarheid en marge integraal worden gestuurd.
Voor een wijnimporteur is daarbij vooral de combinatie van voorraadoptimalisatie + leveranciersmanagement + assortimentkeuzes + betere bestelparameters interessant. Dat levert doorgaans meer op dan alleen onderhandelen over een paar procent lagere inkoopprijzen.
Van inzicht naar verbetering
Bekijk welke dienst we inzetten om processen slimmer, efficiënter en beter beheersbaar te maken.